מדריך תאום שרות  — יומן לעסק והזמנה עצמית ללקוחות

מה מערכת תיאום ההגעה עושה

מערכת תיאום ההגעה בנויה משני חלקים שעובדים יחד. יומן האדמין (queue_admin.php) הוא המקום שבו מגדירים מקומות, מטרות הגעה, שעות עבודה, הפסקות וחסימות, ורואים את כל התיאומים בתצוגת חודש ויום.

דף תיאום ההגעה (appt_book.php) הוא הדף הציבורי ששולחים ללקוחות. הלקוח בוחר מקום, מטרה, תאריך ושעה פנויה, ממלא שם וטלפון — והתיאום נכנס מיד ליומן. הוא מקבל מייל אישור עם קישור לביטול, ויכול לשלוח לעצמו תזכורת בוואטסאפ.

מה מקבלים ביומן תיאומי ההגעה

• יומן נפרד לכל מקום, עם שעות עבודה, הפסקת צהריים וחסימות משלו.
• דף תיאום עצמי ללקוחות — מציג רק שעות שבאמת פנויות.
• חסימת יום, טווח תאריכים או חצי שעה בודדת — בלחיצה.
• מייל אישור אוטומטי ללקוח ולעסק, עם כפתור ביטול.
• תזכורת בוואטסאפ מוכנה לשליחה מתוך כל תיאום.
• חיפוש חכם לפי שם, טלפון או אימייל — בכל המקומות.
• סטטוס לכל תיאום: נקבע, בוצע, לא הגיע, בוטל.

הסטטוסים של תיאום

רק תיאום בסטטוס "נקבע" תופס את השעה. לקוח שביטל דרך הקישור במייל — השעה משתחררת ביומן.

איך מגדירים ומנהלים תיאומים, צעד אחר צעד

1. מגדירים מקומות

   ביומן לוחצים "ניהול מקומות" ומוסיפים שם, כתובת, טלפון וקישור למפה. מקום שמסירים לא נמחק אלא מכובה — התיאומים שלו נשמרים.

2. מגדירים מטרות הגעה

   "מטרות" — שם המטרה ומשך משוער (30, 60 או 120 דקות). כשהלקוח בוחר מטרה, המשך נבחר לבד.

3. קובעים שעות עבודה

   "שעות עבודה" — לכל יום בשבוע: סגור, או משעה עד שעה. השעות נשמרות לכל מקום בנפרד.

4. מגדירים הפסקת צהריים

   "הפסקת צהריים" — מפעילים וקובעים שעות. בשעות האלה לא יוצעו תיאומים ללקוחות.

5. שולחים ללקוחות את הקישור

   "קישור" מעתיק את כתובת דף תיאום ההגעה. שולחים אותה בוואטסאפ, באתר או ברשתות.

6. הלקוח מתאם הגעה

   בדף הציבורי הלקוח בוחר מקום, מטרה ומשך, תאריך מהלוח ושעה פנויה, ממלא שם וטלפון ולוחץ "אישור ההגעה". הוא מקבל מספר אסמכתא ומייל אישור.

7. צופים ביומן

   תצוגת החודש מציגה את התיאומים בכל יום. לחיצה על יום פותחת לוח יומי בחצאי שעה, מ-07:00 עד 20:00.

8. מוסיפים תיאום ידנית

   לוחצים על סטריפ "פנוי" בלוח היומי, או על "תיאום חדש", וממלאים מקום, תאריך, שעה, מטרה ופרטי הלקוח.

9. מטפלים בתיאום

   לחיצה על תיאום פותחת את פרטיו: שליחת תזכורת בוואטסאפ, שינוי סטטוס, עריכת פרטים או מחיקה.

10. חוסמים זמנים

    קליק ימני על יום בחודש — חסימה עם סיבה, או בכל המקומות. "Void date range" חוסם טווח ימים. בלוח היומי, "חסום" חוסם חצי שעה אחת.

11. מחפשים לקוח

    בשורת החיפוש העליונה מקלידים שם, טלפון או אימייל. התוצאות מקובצות לפי ימים, ולחיצה עוברת ישר ליום עם התיאום המסומן.

השדות בתיאום הגעה

מקום

המקום שבו מתקיים התיאום. לכל מקום יומן משלו.

תאריך ושעה

מועד ההגעה. הלקוח רואה רק שעות פנויות, לפחות שעתיים מראש ועד 60 יום קדימה.

מטרה ומשך

סיבת ההגעה, ומשך של 30, 60 או 120 דקות. בעריכה אפשר כל משך בין 5 ל-720 דקות.

שם וטלפון

חובה. הטלפון בפורמט ישראלי, למשל 050-1234567.

אימייל

רשות. אם מולא — מייל האישור נשלח ללקוח, עם עותק לעסק.

הערות

מידע נוסף מהלקוח או מהאדמין.

סטטוס

נקבע, בוצע, לא הגיע או בוטל.

תוכניות קשורות לתיאום הגעה

טיפים לניהול יומן התיאומים

• לפני ששולחים קישור ללקוחות, הגדירו לפחות מקום אחד ומטרה אחת — בלעדיהם הדף הציבורי מציג "אינה זמינה כרגע".
• חוסמים לחופשה או למילואים עם "Void date range", ובוחרים "בכל המקומות" אם צריך.
• חסימת טווח לא מבטלת תיאומים שכבר נקבעו — עברו עליהם וטפלו ידנית.
• שלחו תזכורת בוואטסאפ יום לפני — היא כוללת כתובת, מפה וקישור לביטול.
• סמנו "בוצע" או "לא הגיע" אחרי כל תיאום — כך רואים מי מגיע ומי לא.

שאלות נפוצות על תיאום הגעה ויומן תורים