Cloud ERP by Business Layers
מדריך כללי למערכת — סייט, משתמשים והרשאות
מדריך פתיחה לכל מי שמתחיל לעבוד עם Business Layers: מה זה סייט, איך נכנסים, מי רואה מה, ואיך המערכת מתאימה את עצמה לעסק שלך.
מה זה Business Layers
Business Layers היא מערכת ERP מודולרית לניהול העסק, שעובדת כולה מהדפדפן — במחשב ובנייד, בלי התקנה. במערכת אחת יש רכש, מכירות ומסמכים, פריטים ומלאי, לקוחות וספקים, שירות ותזכורות, ואתר לעסק.
הרבה עסקים עובדים על אותה מערכת, וכל עסק עובד בתוך סייט משלו. לכל עסק יש את הנתונים, התפריט והמראה שלו, והוא לא רואה את הנתונים של עסקים אחרים.
מהו סייט
סייט הוא החשבון של העסק במערכת. לכל סייט יש מספר סייט קבוע, וכל נתון שנשמר במערכת — הזמנה, פריט, לקוח, תזכורת או תמונה — משויך למספר הסייט. כך הנתונים של כל עסק נשארים נפרדים.
- מספר סייט
- מזהה קבוע שנקבע כשהסייט נפתח. הוא מופיע בכתובת האתר הציבורי של העסק ובחלק מהמסכים.
- זהות העסק
- שם העסק, לוגו, פאביקון, חותמת וצבע הכותרת. הם מופיעים בכל מסכי המערכת ובמסמכים שיוצאים ללקוחות ולספקים.
- תפריט
- לכל סייט תפריט משלו, שקובע אילו תוכניות מופיעות ובאיזה סדר. סייט חדש מקבל תפריט ברירת מחדל, ואפשר לשנות אותו לגמרי.
- דף הבית
- המסך שנפתח במרכז הדשבורד אחרי הכניסה. כל סייט יכול לקבל דף בית אחר.
- דומיין
- סייט יכול לעבוד על הכתובת של המערכת, או על דומיין משלו שמשויך אליו.
שני צדדים לכל סייט: מערכת הניהול והאתר
לכל סייט יש שני צדדים, ולכל אחד תפריט נפרד:
- ERP — מערכת הניהול
- הצד הפנימי של העסק: הזמנות, מלאי, מסמכים, ספקים, הוצאות ועוד. נכנסים אליו רק אחרי התחברות.
- WEB — האתר של העסק
- הצד שפונה ללקוחות: דפי נחיתה, בלוג, מחירון, הזמנת תור עצמית ועוד. הוא ציבורי, ונפתח בלי התחברות. הקישור "Guest site" בדשבורד מציג אותו בדיוק כמו שאורח רואה.
התחברות למערכת
אין במערכת שם משתמש וסיסמה. נכנסים בשתי דרכים:
- חשבון Google — לחיצה על כניסה עם Google, ובחירת החשבון.
- קישור או קוד למייל — מקלידים את כתובת המייל, ומקבלים מייל עם קישור כניסה חד-פעמי וקוד בן 6 ספרות. הקישור והקוד תקפים לזמן קצר ולשימוש אחד בלבד.
כתובת המייל היא מה שמזהה את המשתמש: כל מייל משויך לסייט אחד, והמערכת פותחת את הסייט הנכון לפי המייל. סייט שעוד לא אושר לא נפתח, ומוצגת הודעה שהחשבון ממתין לאישור.
פתיחת סייט חדש
נכנסים או ממלאים טופס בקשה
משתמש חדש שנכנס בפעם הראשונה מגיע לטופס בקשה לפתיחת סייט: שם העסק, כתובת, מדינה, מספר עוסק או ח.פ., טלפון ומייל.
הבקשה נבדקת
הבקשה נשלחת לבדיקה, ובמקביל נשלח למבקש מייל שהיא התקבלה.
הסייט נפתח
אחרי אישור נפתח סייט חדש עם מספר משלו, והמייל שביקש מקבל עליו הרשאת אדמין.
מייל עם כפתור כניסה
נשלח מייל אישור עם כפתור "Login now". בכניסה הראשונה הסייט כבר מוכן עם תפריט ברירת מחדל.
סוגי משתמשים והרשאות
ההרשאה נקבעת לפי המשתמש שנכנס, ולא לפי המחשב או הכתובת. יש שלוש רמות:
- אורח
- כל מי שמגיע לאתר הציבורי של העסק בלי להתחבר. רואה רק את תפריט WEB ואת הדפים הציבוריים — דפי נחיתה, בלוג, מחירון, הזמנת תור, מדריכי המערכת וטפסים ציבוריים (למשל טופס שספק ממלא בעצמו). אורח לא רואה נתוני ניהול ולא יכול לשנות כלום במערכת.
- אדמין הסייט (site-admin)
- בעל העסק או מי שמנהל אותו. נכנס לתפריט ERP של הסייט שלו, עובד עם כל התוכניות שבתפריט, רואה ומשנה רק את הנתונים של הסייט שלו, מעדכן את זהות העסק, בונה את התפריט ומעלה תוכניות משלו ב-My prog.
- סופר אדמין (super-admin)
- מנהל הפלטפורמה. יש לו כל מה שיש לאדמין, ובנוסף כלים ברמת המערכת: אישור בקשות לפתיחת סייטים, מעבר בין סייטים ועריכת התפריט של כל סייט, קטלוג התוכניות, כלי אבטחה ובדיקה, ועריכת המדריכים שמשותפים לכולם.
- תוכנית שמסומנת לסופר אדמין נחסמת לכל משתמש אחר, גם אם מנסים לפתוח אותה ישירות מהכתובת. משתמש לא מחובר מועבר למסך ההתחברות, ומשתמש מחובר בלי הרשאה חוזר לדשבורד.
- אדמין של סייט אחד לא יכול לראות או לשנות נתונים של סייט אחר.
- מדריכי המערכת משותפים לכל הסייטים, ולכן רק סופר אדמין יכול לערוך אותם. כל השאר קוראים אותם.
התפריט קובע מה רואים
כל התוכניות קיימות בקטלוג התוכניות של הפלטפורמה, אבל משתמש רואה רק מה שנמצא בתפריט של הסייט שלו. תוכנית שלא בתפריט לא נמחקת ולא מאבדת נתונים — היא פשוט לא מוצגת.
את התפריט בונים במנהל התפריטים: גוררים תוכניות מהקטלוג, מסדרים אותן בתיקיות, ומשנים שם, אייקון וצבע. שינוי בתפריט הפיך לגמרי, ולא משנה שום נתון.
תוכניות משלך — My prog
אדמין של סייט יכול להעלות תוכנית HTML שהכין בעצמו (למשל בעזרת AI) — שעון, טופס, מחשבון או כל כלי אחר. כל קובץ נבדק לפני השמירה, וקובץ עם תוכן מסוכן נחסם. התוכניות מופיעות תחת My prog, עד 10 תוכניות לסייט. המערכת לא שומרת נתונים של תוכניות כאלה — הן רצות בדפדפן בלבד, והאחריות עליהן של האדמין.
עזרה בתוך המערכת
- מדריכי המערכת
- מדריך לכל תחום, עם תוכן עניינים לפי קבוצות וחיפוש לפי נושא.
- מדריך AI
- העיגול עם הכיתוב AI בתפריט העליון. שואלים שאלה על המערכת, והתשובה מבוססת על המדריכים ומסתיימת בקישור לתוכנית המתאימה. זמין רק למשתמשים מחוברים.
- Find by AI
- הריבוע שליד עיגול ה-AI. חיפוש בשפה חופשית בתוך הנתונים של הסייט שלך.
צעדים ראשונים לאדמין חדש
קובעים את זהות העסק
לוגו, פאביקון, חותמת וצבע כותרת — כדאי לסגור אותם ראשונים, כי הם מופיעים בכל מסך ובכל מסמך.
ממלאים פרטי עסק ואנשי קשר
לקוחות, ספקים וכתובות. אפשר לשלוח לספק קישור לטופס שהוא ממלא בעצמו.
מסיירים בתוכניות
פותחים את התוכניות שבתפריט ומכירים מה כבר קיים, לפני שמשנים.
מתאימים את התפריט
משנים שמות, מסדרים תיקיות לפי סדר העבודה, ומוסיפים מהקטלוג תוכניות שחסרות.
בודקים את האתר הציבורי
לוחצים על Guest site כדי לראות את מה שהלקוחות רואים.
שאלות נפוצות על המערכת
האם עסק אחר יכול לראות את הנתונים שלי?
לא. כל נתון משויך למספר הסייט שלך, וכל תוכנית מציגה רק נתונים של הסייט של המשתמש המחובר.
צריך סיסמה כדי להיכנס?
לא. נכנסים עם חשבון Google, או עם קישור וקוד חד-פעמי שנשלחים למייל.
אפשר להיכנס מהנייד?
כן. המערכת עובדת בדפדפן בכל מכשיר, בלי התקנה.
מה ההבדל בין תפריט ERP לתפריט WEB?
ERP הוא תפריט מערכת הניהול, ורק משתמשים מחוברים רואים אותו. WEB הוא התפריט של האתר הציבורי, שכל אורח רואה.
הסרתי תוכנית מהתפריט — הנתונים שלה נמחקו?
לא. התפריט רק קובע מה מוצג. אפשר להחזיר את התוכנית לתפריט בכל רגע, והנתונים יחכו שם.
איך מוסיפים תוכנית שלא מופיעה בתפריט?
במנהל התפריטים, גוררים אותה מקטלוג התוכניות אל התיקייה הרצויה.
למה אני לא יכול לערוך מדריך?
המדריכים משותפים לכל הסייטים, ולכן רק סופר אדמין עורך אותם.
אפשר לחבר לסייט דומיין משלי?
כן. דומיין של העסק יכול להיות משויך לסייט, והאתר הציבורי ייפתח עליו.