Cloud ERP by Business Layers
מדריך מכירות — מרכז מסמכי המכירה
מדריך לאדמין של הסייט: איך מפיקים הצעת מחיר, הזמנת לקוח, תעודת משלוח, חשבונית מס וחשבונית זיכוי — ממסך אחד.
מה מרכז המסמכים עושה
מרכז המסמכים מרכז את כל מסמכי המכירה של העסק במקום אחד: הצעות מחיר, הזמנות לקוח, חשבוניות פרופורמה, תעודות משלוח וקבלה, חשבוניות מס וחשבוניות זיכוי. כל מסמך מקבל מספר רץ לפי סוגו, פרטי לקוח, שורות פריטים, תשלום, הערות, חתימות וצילומים.
מסמך אחד יכול להוליד את הבא: מהצעת מחיר או מהזמנה מפיקים חשבונית מס, ומחשבונית מס מפיקים חשבונית זיכוי. המסמכים נשארים מקושרים זה לזה, התשלום נרשם פעם אחת בלבד, ומסמך שהודפסה ממנו חשבונית מס ננעל לעריכה.
מה מקבלים בניהול מסמכי מכירה
- כל סוגי מסמכי המכירה במסך אחד, עם רשימה, חיפוש ומחיקה.
- מספור רץ אוטומטי לכל סוג מסמך, כולל התחלה מחדש בכל שנה — לפי ההגדרות של העסק.
- בחירת פריטים מקובץ הפריטים — מק״ט, תיאור, מחיר מכירה ותמונה — או תיאור חופשי.
- חישוב אוטומטי של סה״כ, מע״מ, תשלום שבוצע ויתרה לתשלום.
- חתימת הלקוח על המסך, חתימה וחותמת של העסק, וצילומים מצורפים.
- הדפסה או שמירה כ-PDF ושליחה במייל ישירות מהמסמך.
- חשבונית מס רק כשהיתרה אפס, חשבונית זיכוי לביטול, ונעילת מסמכים אחרי הדפסת חשבונית.
סוגי המסמכים
SQהצעת מחירמה הלקוח יקבל ובאיזה מחיר, לפני שהזמין.SOהזמנת לקוחהלקוח הזמין — מה, כמה ומתי צפויה האספקה.PIחשבונית פרופורמהדרישת תשלום לפני הפקת חשבונית, עם פירוט מע״מ.RCתעודת משלוח וקבלההסחורה נמסרה והתשלום התקבל, עם חתימת הלקוח.INVחשבונית מסהמסמך החשבונאי. מסומנת "נאמן למקור" בהדפסה הראשונה ו"העתק נאמן למקור" אחריה.CNחשבונית זיכוימבטלת חשבונית מס — אותן שורות בסכומים שליליים.מחשבונית מס לא מוחקים — מבטלים אותה בחשבונית זיכוי. כשמפיקים חשבונית מס חדשה, נוצרת מאחוריה הזמנת לקוח מקושרת באופן אוטומטי.
איך מפיקים מסמך מכירה, צעד אחר צעד
פותחים את מרכז המסמכים
מופיעה רשימת המסמכים — לקוח, תאריך, סוג, מספר וסכום, עם חיפוש לפי שם, פרויקט או מספר.
יוצרים מסמך חדש
ברשימת המסמכים לוחצים "מסמך חדש" (בפס העליון) ובוחרים סוג: תעודת משלוח וקבלה, הזמנת לקוח, הצעת מחיר, פרופורמה או חשבונית מס. מתוך מסמך פתוח חוזרים לרשימה בכפתור ✕. המספר נקבע בפתיחה.
החלון "מסמך חדש" — בוחרים את סוג המסמך ממלאים את פרטי הלקוח
סוג לקוח (פרטי או עסקי), שם, ת.ז או ח.פ, כתובת, עיר, טלפון, מייל ופרויקט. שם ומספר מזהה הם שדות חובה.
מוסיפים פריטים
לוחצים על תא המוצר ובוחרים פריט — מוצרים מוגמרים מופיעים מיד, ושאר הפריטים בחיפוש. אפשר גם להקליד תיאור חופשי.
משלימים כמות, מחיר ומספר שלדה
המחירים כוללים מע״מ. בפרופורמה ובחשבוניות מוצג גם המחיר לפני מע״מ, ואפשר לערוך כל אחד מהם.
רושמים תשלום
ממלאים "תשלום שבוצע" ואופן התשלום. היתרה לתשלום מחושבת לבד.
חתימה וצילומים
הלקוח חותם על המסך ("online sign"). אפשר לצלם מהמצלמה או לצרף מהגלריה.
מדפיסים או שולחים במייל
"הדפסה / PDF" או "שלח מייל" — המסמך מצורף להודעה. בלי שם לקוח ומספר מזהה לא ניתן להדפיס או לשלוח.
מפיקים חשבונית מס
מכל מסמך לוחצים "הפקת חשבונית". זה אפשרי רק כשהיתרה לתשלום היא אפס. בחשבונית ממלאים גם מספר הקצאה.
מבטלים אם צריך
מחשבונית מס מפיקים "חשבונית זיכוי" — היא מקזזת את ההכנסה ומסמנת את החשבונית כמבוטלת.
השדות במסמך המכירה
- סוג לקוח
- פרטי או עסקי. קובע אם המזהה הוא ת.ז או ח.פ.
- שם לקוח ות.ז / ח.פ
- שדות חובה. מספר מזהה שנראה שגוי מסומן באזהרה.
- כתובת, עיר, טלפון, מייל
- פרטי הקשר שמופיעים במסמך. מייל לא תקין מסומן באזהרה.
- פרויקט
- שם קצר שמזהה את המכירה ברשימה.
- תאריך ואספקה משוערת
- תאריך המסמך ותאריך האספקה הצפוי.
- מע״מ
- נלקח מהגדרות העסק ואינו נערך במסמך.
- מוצר, שלדה מס׳, כמות, מחיר
- שורות הפריטים. אפשר להוסיף ולמחוק שורות.
- תשלום שבוצע ויתרה
- מה שולם ומה נשאר לתשלום.
- אופן התשלום ושם המזמין
- פרטי התשלום ומי ביצע את ההזמנה.
- הערות
- טקסט ברירת מחדל לכל סוג מסמך, עם אפשרות לשחזר אותו.
- מספר הקצאה
- בחשבונית מס בלבד.
תוכניות קשורות למסמכי מכירה
doc_settings.phpקבועים ומספרי מסמכים — פרטי העסק, מע״מ, מספור לכל סוג מסמך והערות ברירת מחדל.
keep_sale.phpרישום המכירה — ההכנסה של כל שרשרת מסמכים נרשמת שם פעם אחת.
keep_note.phpכרטיסי Keep Note — אפשר ליצור כרטיס למסמך ולקשר אותו, לפי בחירה.
ניהול פריטיםקובץ הפריטים שממנו בוחרים מוצרים — מק״ט, תיאור, מחיר ותמונה.
טיפים לעבודה נכונה עם מסמכי מכירה
- לפני המסמך הראשון, הגדירו פרטי עסק, מע״מ ומספור במסך הקבועים ומספרי המסמכים.
- בחרו פריטים מקובץ הפריטים ולא בטקסט חופשי — כך המחיר, התיאור והתמונה נכנסים נכון.
- כדי להפיק חשבונית מס, עדכנו קודם את התשלום במסמך המקור עד שהיתרה אפס.
- אחרי הדפסת חשבונית מס המסמכים הקשורים ננעלים. תיקון נעשה בחשבונית זיכוי והפקה מחדש.
- מחיקה אפשרית לכל מסמך מלבד חשבונית מס, ומלבד מסמך שהופקה ממנו חשבונית.
שאלות נפוצות על מסמכי מכירה וחשבוניות
איך מפיקים תעודת משלוח?
ברשימת המסמכים לוחצים "מסמך חדש" ובוחרים "תעודת משלוח וקבלה". אם מסמך אחר פתוח, חוזרים קודם לרשימה בכפתור ✕. בתעודה ממלאים את פרטי הלקוח, הפריטים והתשלום, והלקוח חותם על המסך.
איך מפיקים חשבונית מס?
פותחים הצעת מחיר, הזמנה או פרופורמה ששולמה במלואה ולוחצים "הפקת חשבונית". אפשר גם ליצור חשבונית מס חדשה ישירות מ"מסמך חדש".
למה לא ניתן להפיק חשבונית?
חשבונית מס מופקת רק כשהיתרה לתשלום במסמך המקור היא אפס. מעדכנים את "תשלום שבוצע" ומנסים שוב.
איך מבטלים חשבונית מס?
חשבונית מס אינה נמחקת. מתוכה מפיקים חשבונית זיכוי בסכומים שליליים, והחשבונית מסומנת כמבוטלת.
מה ההבדל בין הצעת מחיר לפרופורמה?
הצעת מחיר מציגה ללקוח מחיר לפני שהזמין. פרופורמה היא דרישת תשלום לפני החשבונית, עם פירוט מע״מ.
איך שולחים מסמך ללקוח במייל?
לוחצים "שלח מייל", בודקים את הכתובת, הנושא והטקסט, ושולחים. המסמך מצורף להודעה כקובץ.
מה זה "נאמן למקור"?
בהדפסה הראשונה חשבונית המס מסומנת "נאמן למקור", ובכל הדפסה נוספת "העתק נאמן למקור".