Cloud ERP by Business Layers
מדריך פיננסי — הנהלת חשבונות וממשק iCount
מערכת הנהלת החשבונות של Business Layers מתממשקת לכל מערכת הנהלת חשבונות שתומכת ב-API עם טוקן, בסנכרון מלא. בחרנו ב-iCount וביצענו ממשק מלא.
מה ממשק הנהלת החשבונות עושה
מערכת הנהלת החשבונות של Business Layers מתממשקת לכל מערכת הנהלת חשבונות, בסנכרון מלא, בתנאי שהמערכת תומכת בחיבור API עם טוקן. בחרנו במערכת iCount וביצענו מולה ממשק מלא.
Business Layers היא מערכת העבודה: שם נוצרים הצעות המחיר, ההזמנות, תעודות המשלוח והחשבוניות. iCount היא מערכת הנהלת החשבונות הרשמית: כל מסמך מס ממוספר ומדווח משם. כל מסמך נשלח ל-iCount בלחיצה, ובמסמך ב-biz מוצג קישור למסמך המקביל — רואים הכל במקום אחד.
כלל ברזל: מאחורי כל אירוע מכירה עומדת הזמנה. מתחילים ישר מקבלה, מתעודת משלוח או מחשבון עסקה? המערכת יוצרת קודם הזמנה ממוספרת, והמסמך נבנה עליה.
מה מקבלים בממשק ל-iCount
- סנכרון מלא: הצעת מחיר, הזמנה, תעודת משלוח, קבלה, חשבונית מס, חשבונית מס/קבלה, זיכוי וחשבון עסקה.
- קישור "iCount doc" בכל מסמך, בהדפסה, במייל וברשימת המסמכים.
- סטטוס draft / confirmed לכל מסמך, וסינון הרשימה לפי סטטוס.
- עדכון מסמך קיים ב-iCount אחרי שינוי — בלי ליצור מסמך כפול.
- מחיקה ב-biz מבטלת את המסמך ב-iCount; מסמך מס מתוקן בזיכוי.
- חברה נפרדת ב-iCount לכל סייט, עם טוקן משלה.
- דוח מע"מ לבקרה, רכוש קבוע עם פחת, הוצאות עם מע"מ מוכר, והנהלת חשבונות כפולה.
מה נעשה ב-biz ומה ב-iCount
- הצעות מחיר, הזמנות, תעודות משלוח
- נוצרות ומנוהלות ב-biz, ומסונכרנות ל-iCount.
- חשבוניות, קבלות וזיכויים
- המסמך הרשמי ב-iCount; ב-biz מסמך מראה עם קישור.
- דוח מע"מ
- ב-biz — דוח בקרה; ב-iCount — הדיווח הרשמי.
- רכוש קבוע, הוצאות, יומן
- רישום ומעקב ב-biz.
איך מחברים סייט ל-iCount, צעד אחר צעד
כל סייט מחובר לחברה אחת ב-iCount. בעל שלוש חברות מחזיק שלושה סייטים, וכל אחד מפיק מסמכים לחברה שלו בלבד.
יוצרים טוקן ב-iCount
נכנסים ל-iCount עם החברה הרצויה: הגדרות ← אוטומציה ← טוקני גישת API ← יצירת טוקן, עם תפוגה "ללא תפוגה".
פותחים את דף החיבור
בדף "iCount link to bizlayers by site" (סופר-אדמין בלבד) בוחרים את הסייט מהרשימה.
שומרים את הטוקן
ממלאים שם חברה, מדביקים את הטוקן, מסמנים "פעיל" ושומרים. הטוקן נשמר מוסתר; שדה ריק בשמירה הבאה משאיר את הטוקן הקיים.
בודקים חיבור
לוחצים "בדוק חיבור" — צריך להופיע "החיבור ל-iCount תקין". מעכשיו כל מסמך של הסייט נוצר ב-iCount של החברה הזו.
הטוקן הוא מפתח לחשבון. לא שולחים אותו במייל או בצ'אט; אם דלף — מבטלים אותו ב-iCount ויוצרים חדש.
עבודה בסייט אחר
סופר-אדמין נכנס לכל סייט בלי להתחבר מחדש: כפתור "סייטים" בדשבורד ← "כניסה". בזמן העבודה מוצג כפתור כתום "חזרה לחשבון שלי", וכל מסמך שמופק יוצא ל-iCount של אותו סייט.
מסמכי המכירה ומה נוצר ב-iCount
כל המסמכים מנוהלים במרכז המסמכים. הכפתור הגדול "מסמך חדש" מעל תיבת החיפוש פותח את בחירת סוג המסמך, לפי סדר העבודה.
- הצעת מחיר
- נוצרת ב-iCount כהצעת מחיר. לא מסמך מס.
- הזמנת לקוח
- נוצרת ב-iCount כהזמנה. לא מסמך מס.
- תעודת משלוח
- נוצרת ב-iCount כתעודת משלוח. לא מסמך מס.
- תעודת משלוח וקבלה
- נוצרת ב-iCount כקבלה. מסמך מס.
- חשבונית מס / קבלה
- נוצרת ב-iCount כחשבונית מס/קבלה. מסמך מס.
- חשבונית מס
- נוצרת ב-iCount כחשבונית מס, מקושרת להזמנה. מסמך מס.
- חשבונית זיכוי
- נוצרת ב-iCount כזיכוי, מקושרת לחשבונית. מסמך מס.
- חשבון עסקה (פרופורמה)
- נוצר ב-iCount כחשבון עסקה. לא מסמך מס.
טיוטה, אישור ועדכון
draftטיוטהכל מסמך חדש נוצר כטיוטה — סטטוס כחול משמאל למספר המסמך.✓אישוראחרי מילוי שדות החובה מופיע מעל הכותרת כפתור כחול. לחיצה יוצרת את המסמך ב-iCount.confirmedמאושרהסטטוס ירוק, ומתחת למספר מופיע "iCount doc" — לחיצה פותחת את המסמך ב-iCount.שינוי אחרי אישור
הצעת מחיר, הזמנה, תעודת משלוח וחשבון עסקה נשארים פתוחים לעריכה. "עדכן ב-iCount" מעדכן את אותו מסמך ב-iCount. מסמכי מס ננעלים אחרי ההפקה, ותיקון נעשה בחשבונית זיכוי.
מחיקה
מחיקת מסמך מאושר שאינו מסמך מס מבטלת אותו גם ב-iCount. מסמך מס אי אפשר למחוק — מבטלים אותו בזיכוי.
סכום אפס
במסמכים שאינם מסמכי מס מותר מחיר 0, עם אזהרה. בחשבונית מס iCount דורשת לפחות שורה אחת עם מחיר, ולכן גם biz חוסמת.
מתחת לכפתור הכחול ברשימת המסמכים יש כפתורי סינון לכל סטטוס (כן/לא). הם עובדים יחד עם תיבת החיפוש.
דוח מע"מ
דוח המע"מ ב-biz הוא דוח בקרה, מתוך המסמכים שהופקו מ-biz. הדיווח הרשמי נעשה מ-iCount; הדוח עוזר לראות מראש מה צפוי ולהשוות.
- תקופה
- דו-חודשית (ינואר–פברואר עד נובמבר–דצמבר) או שנתית.
- עסקאות
- חשבוניות מס וחשבוניות מס/קבלה; חשבוניות זיכוי במינוס. קבלות לא נכללות.
- תשומות
- מע"מ ההוצאות, לפי אחוז המע"מ המוכר של כל הוצאה.
- רכוש קבוע
- מע"מ הנכסים שנרכשו בתקופה, לפי אחוז המע"מ המוכר של כל נכס.
- מע"מ לתשלום / להחזר
- מע"מ עסקאות פחות מע"מ תשומות פחות מע"מ רכוש קבוע.
כל שורת סיכום נפתחת לפירוט בלחיצה על המשולש ▼.
רכוש קבוע ופחת
בתוכנית הרכוש הקבוע רושמים נכסים שמשמשים את העסק לאורך שנים: מחשבים, ציוד, ריהוט ורכב. לכל נכס: שם, קטגוריה, תאריך רכישה, עלות, מע"מ, אחוז מע"מ מוכר, שיעור פחת ותאריך גריעה.
מע"ממקוזז פעם אחתבתקופה שבה הנכס נקנה, לפי אחוז המע"מ המוכר. נכנס לדוח המע"מ.פחתמתחלק על השניםקו ישר לפי חודשים. משפיע על מס ההכנסה, לא על המע"מ. בטבלה: פחת שנתי, נצבר ועלות מופחתת.- מחשבים וציוד היקפי, תוכנה
- 33% בשנה
- כלי רכב, כלים
- 15% בשנה
- מכונות וציוד
- 10% בשנה
- ציוד משרדי
- 7% בשנה
- ריהוט
- 6% בשנה
שיעור הפחת נקבע לפי הקטגוריה וניתן לשינוי בכל נכס; ממנו מחושבים מספר שנות הפחת ותאריך הסיום. רכב פרטי: מע"מ הקנייה בדרך כלל לא מקוזז (0%), ובהוצאות השוטפות של הרכב מקזזים בדרך כלל 2/3 או 1/4 מהמע"מ. כדאי לוודא מול רשות המסים.
הוצאות ותשלום לספקים
בתוכנית ההוצאות רושמים כל הוצאה של העסק — אפשר לצלם חשבונית ספק, והפרטים מתמלאים לבד. לכל הוצאה נרשם אחוז מע"מ מוכר (100%, 2/3, 1/4 או 0%), והוא קובע כמה מע"מ נכנס לדוח כתשומות.
תשלום לספק בהזמנת רכש נרשם מהכפתור "תשלום לספק": כל תשלום יוצר פקודת יומן — חובה קניות, זכות כרטיס אשראי / Alipay או בנק, ועמלה אם יש. אפשר לצרף אסמכתא (תמונה או PDF). המכס לא נרשם כאן — הוא משולם בשלב היבוא.
הנהלת חשבונות כפולה
תוכנית הנהלת החשבונות מנהלת ספרים בשיטה הכפולה — כל פעולה נרשמת בחובה ובזכות באותו סכום.
- עץ חשבונות
- נכסים, התחייבויות, הון, הכנסות והוצאות. לכל סייט עץ משלו.
- פקודות יומן
- נשמרות כטיוטה ונכנסות לספרים רק אחרי "רשום". פקודה רשומה מבטלים בפקודה הפוכה.
- כרטסת
- כל התנועות של חשבון אחד.
- מאזן בוחן
- סך החובה וסך הזכות בכל החשבונות — תמיד שווים.
- רווח והפסד
- הכנסות פחות הוצאות לתקופה.
- נעילת תקופה
- אחרי סגירת חודש אי אפשר לרשום בו יותר.
תוכניות קשורות
icount_settings.phpחיבור סייט לחברה ב-iCount — טוקן, פעיל, בדיקת חיבור. סופר-אדמין בלבד.
Sales_order_print.phpמרכז מסמכי המכירה — הפקה, אישור ועדכון ב-iCount.
vat_report.phpדוח מע"מ דו-חודשי ושנתי, לבקרה.
fixed_assets.phpרכוש קבוע — מע"מ מוכר ופחת.
expenses.phpניהול הוצאות וסריקת חשבוניות.
bookkeeping.phpהנהלת חשבונות כפולה — יומן, כרטסת, מאזן בוחן, רווח והפסד.
po_payment.phpתשלום לספק מהזמנת רכש, עם פקודת יומן ואסמכתא.
site_switch.phpכניסה לסייט אחר בלי לוגאין — סופר-אדמין.
טיפים לעבודה נכונה
- מתחילים כל מכירה בהזמנה — גם אם הלקוח כבר שילם.
- בודקים חיבור אחרי כל החלפת טוקן.
- לפני הפקת מסמך מס בודקים לקוח, שורות וסכומים — אחרי ההפקה הוא ננעל.
- משווים בסוף כל תקופה את דוח המע"מ ב-biz לדוח ב-iCount.
- מגדירים אחוז מע"מ מוכר נכון לכל הוצאה ולכל נכס.
שאלות נפוצות על הנהלת חשבונות ו-iCount
האם אפשר לחבר מערכת הנהלת חשבונות אחרת במקום iCount?
כן. הממשק של Business Layers בנוי לכל מערכת הנהלת חשבונות שתומכת בחיבור API עם טוקן. בחרנו ב-iCount וביצענו מולה ממשק מלא.
איפה נמצא המסמך הרשמי — ב-biz או ב-iCount?
ב-iCount. חשבוניות, קבלות וזיכויים ממוספרים ומדווחים מ-iCount. ב-biz נשמר מסמך מראה עם קישור "iCount doc" למסמך המקורי.
יש לי כמה חברות. איך זה עובד?
כל חברה ב-iCount מחוברת לסייט נפרד ב-biz, עם טוקן משלה. סופר-אדמין עובר בין הסייטים בכפתור "סייטים" בדשבורד, בלי להתחבר מחדש.
אפשר לשנות הזמנה אחרי שאושרה?
כן. הצעת מחיר, הזמנה, תעודת משלוח וחשבון עסקה נשארים פתוחים לעריכה, והכפתור "עדכן ב-iCount" מעדכן את אותו מסמך ב-iCount.
איך מתקנים חשבונית מס שכבר הופקה?
מסמך מס ננעל אחרי ההפקה ואי אפשר למחוק אותו. מפיקים חשבונית זיכוי: לוחצים "חשבונית זיכוי", בוחרים את החשבונית, והזיכוי נוצר ב-iCount ומקושר אליה.
למה אי אפשר להפיק חשבונית מס בסכום אפס?
iCount דורשת בחשבונית מס לפחות שורה אחת עם מחיר, ולכן גם biz חוסמת. במסמכים שאינם מסמכי מס מותר מחיר 0, עם אזהרה.
האם דוח המע"מ ב-biz מחליף את הדיווח?
לא. הדוח ב-biz הוא דוח בקרה, מתוך המסמכים שהופקו מ-biz. הדיווח הרשמי לרשות המסים נעשה מ-iCount.
מה ההבדל בין פחת למע"מ על רכוש קבוע?
המע"מ מקוזז פעם אחת, בתקופה שבה הנכס נקנה, ונכנס לדוח המע"מ. הפחת מתחלק על שנות השימוש ומשפיע על מס ההכנסה בלבד.