Cloud ERP by Business Layers

מדריך ניהול הוצאות וסריקת חשבוניות

מדריך לאדמין של הסייט: איך רושמים הוצאות מחשבונית מצולמת, איך מחושב המע"מ המוכר, ואיך רואים סיכום לפי תקופה.

מה תוכנית ההוצאות עושה

תוכנית ההוצאות מרכזת את כל הוצאות העסק במקום אחד. מצלמים או מעלים חשבונית, והמערכת קוראת אותה וממלאת את הפרטים לבד: ספק, ח.פ, תאריך, סכומים, מע"מ, אמצעי תשלום, קטגוריה ואפילו שורות הפריטים. החשבונית עצמה נשמרת עם ההוצאה.

למעלה מוצג סיכום: מספר הרשומות, סכום לפני מע"מ, מע"מ תשומות, מע"מ מוכר וסה"כ — לפי השנה, החודש והקטגוריה שנבחרו.

מה מקבלים בניהול ההוצאות

קריאה אוטומטית של חשבונית מצולמת או PDF — בלי להקליד.
צילום ישיר מהטלפון, או העלאת קובץ מהמחשב.
סימון בכתום של שדות שכדאי לבדוק, והחשבונית מוצגת ליד הטופס.
בדיקת סבירות: אזהרה אם לפני מע"מ ועוד מע"מ לא שווה לסה"כ.
בדיקת כפילות: אזהרה אם החשבונית כבר רשומה.
מע"מ מוכר לפי קטגוריה — למשל 66.67% ברכב.
סינון לפי שנה, חודש וקטגוריה, עם סיכום מתעדכן.

שלוש דרכים להוסיף הוצאה

📷צלם או העלה חשבוניתבטלפון — פותח את המצלמה. מצלמים והפרטים מתמלאים.

📄מקובץבוחרים תמונה או PDF מהמחשב או מהטלפון.

✍הוספה ידניתטופס ריק, בלי חשבונית. ממלאים לבד.

קבצים נתמכים: JPG, PNG, WEBP ו-PDF, עד 12MB. תמונות מכווצות אוטומטית לפני השמירה.

איך רושמים הוצאה מחשבונית, צעד אחר צעד

מצלמים או מעלים
לוחצים "צלם או העלה חשבונית" או "מקובץ". מופיע מסך המתנה בזמן שהמערכת קוראת את החשבונית.
נפתח חלון ההוצאה
הפרטים כבר ממולאים, והחשבונית מוצגת בחלון. אם זוהו שורות פריטים — הן מוצגות בטבלה: תיאור, כמות, מחיר ליחידה וסה"כ.
בודקים את השדות בכתום
שדה כתום הוא שדה שהמערכת לא בטוחה בו. משווים לחשבונית ומתקנים אם צריך.
קוראים את האזהרות
אם הסכומים לא מסתדרים, או שהחשבונית כבר קיימת במערכת — תופיע הודעה בראש הטופס.
בודקים קטגוריה ואחוז מוכר
בחירת קטגוריה מעדכנת את "אחוז מוכר למע"מ", והמע"מ המוכר מחושב מיד.
שומרים
לוחצים "שמור הוצאה". ההוצאה נכנסת לרשימה והסיכום מתעדכן.

צילום לא יצא טוב? בתוך החלון יש "סרוק קובץ אחר" — מצלמים שוב, והפרטים מתמלאים מחדש.

השדות בטופס ההוצאה

ספק *: שם העסק שממנו קניתם. חובה.
ח.פ / ע.מ: מספר העוסק של הספק. משמש גם לבדיקת כפילות.
סוג מסמך: חשבונית מס, חשבונית מס קבלה, קבלה, חשבון עסקה או אחר.
מספר מסמך: המספר שעל החשבונית.
תאריך *: תאריך החשבונית. חובה.
לפני מע"מ: הסכום בלי מע"מ.
מע"מ: סכום המע"מ שבחשבונית.
סה"כ *: הסכום לתשלום. חובה. אם הוא ריק וממלאים לפני מע"מ ומע"מ — הוא מחושב לבד.
אחוז מוכר למע"מ: כמה מהמע"מ מותר לקזז. נקבע לפי הקטגוריה, ואפשר לשנות.
מטבע: מטבע החשבונית.
אמצעי תשלום: מזומן, אשראי, העברה בנקאית, צ'ק, ביט או פייבוקס.
קטגוריה: סוג ההוצאה — חומרי גלם, שכירות, דלק ורכב, שיווק ועוד.
הערות: כל מידע נוסף.

מע"מ תשומות ומע"מ מוכר

מע"מ תשומות הוא כל המע"מ שבחשבונית. מע"מ מוכר הוא החלק שמותר לקזז: המע"מ כפול האחוז המוכר. המערכת מציעה אחוז לפי הקטגוריה:

100%רוב הקטגוריותכל המע"מ מוכר.

66.67%דלק ורכבשני שלישים מהמע"מ.

0%כיבוד ואירוחהמע"מ לא מוכר.

האחוזים הם הצעה. אם שיניתם ידנית את האחוז בהוצאה, הוא נשמר ולא משתנה כשמחליפים קטגוריה. את האחוז הנכון לעסק שלכם כדאי לוודא עם רואה החשבון.

הרשימה, הסינון והסיכום

לשוניות שנה: "כל השנים" או שנה מסוימת.
חודש: אחרי שבוחרים שנה — "כל החודשים" או חודש מסוים.
קטגוריה: מציג רק הוצאות מקטגוריה אחת.
סיכום: רשומות, לפני מע"מ, מע"מ תשומות, מע"מ מוכר וסה"כ — לפי הסינון.
שורת הוצאה: ספק, תאריך, מספר מסמך, קטגוריה וסכום. לחיצה פותחת את ההוצאה לעריכה, עם החשבונית.

בחלון העריכה אפשר לשנות כל שדה ולשמור, או ללחוץ "מחק". המחיקה מוחקת את ההוצאה ואת הקובץ המצורף, אחרי אישור.

תוכניות קשורות להוצאות

purchase-orders.php

הזמנות רכש — הזמנה מספקים וקבלת סחורה.

address.php

כתובות — ספקים, לקוחות ואנשי קשר.

טיפים לעבודה עם ההוצאות

צלמו את החשבונית על משטח ישר, באור טוב, כשכל הדף בתמונה.
חשבונית שהגיעה במייל כ-PDF — העלו את ה-PDF עצמו, הוא נקרא הכי טוב.
רשמו הוצאה מיד כשמקבלים חשבונית, והמקור נשמר במערכת.
בסוף החודש סננו לפי החודש ובדקו את הסיכום מול דוח המע"מ.
אזהרת כפילות? פתחו את הרשומה הקיימת לפני שמוסיפים שוב.

שאלות נפוצות על ניהול הוצאות

איך מוסיפים הוצאה מחשבונית?

לוחצים "צלם או העלה חשבונית" או "מקובץ", בודקים את הפרטים שמולאו ולוחצים "שמור הוצאה".

אפשר להוסיף הוצאה בלי חשבונית?

כן. לוחצים "הוספה ידנית" וממלאים לפחות ספק, תאריך וסה"כ.

מה ההבדל בין מע"מ תשומות למע"מ מוכר?

מע"מ תשומות הוא כל המע"מ שבחשבונית. מע"מ מוכר הוא החלק שמותר לקזז — לפי אחוז המוכר של ההוצאה.

כמה מע"מ מוכר בהוצאות רכב?

בקטגוריה "דלק ורכב" המערכת מציעה 66.67%, ובקטגוריה "כיבוד ואירוח" 0%. בשאר הקטגוריות 100%. אפשר לשנות בכל הוצאה.

מה קורה אם מעלים אותה חשבונית פעמיים?

המערכת בודקת ח.פ של הספק ומספר המסמך, ומזהירה שהחשבונית כבר קיימת, עם מספר הרשומה.

הקריאה האוטומטית נכשלה — מה עושים?

החלון נשאר פתוח עם החשבונית, וממלאים את הפרטים ידנית. אפשר גם ללחוץ "סרוק קובץ אחר" ולצלם שוב, בתאורה טובה יותר.

איך רואים הוצאות של חודש מסוים?

בוחרים שנה בלשוניות, ואז חודש מהרשימה. אפשר לסנן גם לפי קטגוריה. הסיכום למעלה מתעדכן לפי הסינון.

קח אותי לניהול ההוצאות