Cloud ERP by Business Layers
מדריך כתובות : ספקים, לקוחות ,מחסנים ואנשי קשר
מדריך לאדמין של הסייט: איך פותחים כרטיס ספק או לקוח, מקבלים את הפרטים מהספק עצמו, ומוצאים כל כרטיס ברשימה.
מה לוח הכתובות עושה
לוח הכתובות מרכז את כל הגורמים שהעסק עובד מולם: ספקים, לקוחות, כתובות משלוח ,מחסנים ואנשי קשר. בכל כרטיס נשמרים שם החברה ואיש הקשר, מספר עוסק, כתובת מלאה, טלפון, WhatsApp, WeChat, מייל, אתר, שיעור מע״מ, פרטי חשבון בנק, הערות, לוגו ותמונה.
במקום להקליד את פרטי הספק בעצמכם, אפשר לשלוח לו קישור לטופס. הספק ממלא את הפרטים שלו, ובלחיצה אחת הם נכנסים לכרטיס. הכרטיסים משמשים את הזמנות הרכש ואת קשרי הספקים של הפריטים.
מה מקבלים בניהול ספקים ולקוחות
- כרטיס אחד לכל ספק, לקוח או כתובת משלוח, עם סוג שנבחר מרשימה.
- קישור לטופס שהספק ממלא בעצמו — כולל פרטים שכבר הוקלדו, כך שהוא רק משלים.
- ייבוא הפרטים שהספק מילא בלחיצה אחת, בלי הקלדה חוזרת.
- לוגו ותמונה לכל כרטיס — הלוגו מופיע ברשימה ובמסמכים.
- עד 8 קטגוריות חופשיות לכל כרטיס, לסינון ולזיהוי מהיר.
- תצוגה מקדימה של כל הפרטים והעתקה שלהם בלחיצה אחת.
- חיפוש מהיר לפי שם חברה, שם איש קשר, עיר או טלפון.
הספק ממלא את הפרטים בעצמו — 5 שלבים
1יוצרים קישורממלאים WeChat, מייל או טלפון של הספק ולוחצים "CREATE LINK".2שולחים לספק"SHARE" שולח את הקישור בכל אפליקציה, או "COPY" להעתקה.3הספק ממלאהספק פותח טופס שכבר כולל את מה שהקלדתם, ומשלים את השאר.4מייבאים"IMPORT" ואז "PULL" — הפרטים שהספק מילא נכנסים לשדות.5שומריםלוחצים "SAVE RECORD" כדי לשמור את הכרטיס.הקישור מזוהה לפי WeChat, מייל או טלפון — בסדר הזה, הראשון שמולא. אותו פרט ננעל בטופס של הספק, וכך יודעים לאיזה כרטיס הפרטים שייכים.
איך פותחים כרטיס ספק או לקוח, צעד אחר צעד
פותחים את לוח הכתובות
למעלה טופס הכרטיס, ולמטה רשימת הכרטיסים האחרונים שעודכנו, עם חיפוש.
מתחילים כרטיס חדש
לוחצים "NEW RECORD". לכרטיס קיים — לוחצים על שם החברה ברשימה.
ממלאים שם וזיהוי
שם פרטי ומשפחה של איש הקשר, שם החברה (שדה חובה) ומספר עוסק או ח.פ.
בוחרים סוג ומע״מ
סוג הכרטיס, למשל ספק, ושיעור המע״מ שחל עליו.
ממלאים כתובת ופרטי קשר
רחוב ומספר, עיר, מחוז, מיקוד, מדינה, טלפון, WhatsApp, WeChat, מייל ואתר. חובה לפחות אחד מ-WeChat, מייל או טלפון.
מוסיפים הערות ובנק
הערה קצרה, הערות מפורטות ופרטי חשבון בנק לתשלום.
מוסיפים לוגו ותמונה
לוחצים על הריבוע ובוחרים קובץ — הכרטיס נשמר מיד עם התמונה.
שומרים
לוחצים "SAVE RECORD". מופיע אישור ירוק "SAVED".
מגדירים קטגוריות
לוחצים "Address Category" וממלאים עד 8 שדות. הקטגוריות מוצגות מתחת לכפתור וברשימה.
מצרפים מסמכים
בכרטיס שמור לוחצים "ADDRESS MEDIA" ומצרפים קבצים ומסמכים לכרטיס.
השדות בכרטיס ספק או לקוח
- First / Last name
- שם איש הקשר.
- Company name — שם החברה
- שדה חובה. זה השם שמופיע ברשימה ובמסמכים.
- Personal / VAT ID
- מספר עוסק, ח.פ או ת.ז.
- Type — סוג
- ספק, לקוח, כתובת משלוח וכו׳ — מרשימה קבועה.
- VAT % — מע״מ
- שיעור המע״מ שחל על הגורם הזה.
- Street, No., City, State, Zip, Country
- הכתובת המלאה. ברירת המחדל למדינה היא China.
- Phone, WhatsApp, WeChat ID, Email
- פרטי הקשר. חובה לפחות אחד מ-WeChat, מייל או טלפון.
- Web Site
- אתר האינטרנט של הגורם.
- Internal Notes / Detailed Notes
- הערה קצרה והערות מפורטות לשימוש פנימי.
- Bank account
- פרטי חשבון הבנק לתשלום.
- Logo / Photo
- לוגו ותמונה. לחיצה על תמונה קיימת מגדילה אותה, והפח מוחק.
תוכניות קשורות לכרטיסי הכתובות
supplier_form.phpהטופס שהספק ממלא דרך הקישור.
addr_media.phpמסמכים וקבצים של הכרטיס.
purchase-orders.phpהזמנות רכש — הספק, הלקוח וכתובת המשלוח נבחרים מהכרטיסים.
item_relations.phpקישור ספקים לפריטים.
טיפים לעבודה נכונה עם ספקים ולקוחות
- מלאו WeChat, מייל או טלפון לפני שיוצרים קישור לספק — זה המזהה של הטופס.
- הקלידו מה שכבר ידוע לכם לפני "CREATE LINK" — הספק יקבל טופס מלא חלקית וישלים רק את החסר.
- אחרי ייבוא הפרטים מהספק, לחצו "SAVE RECORD" — בלי שמירה הם לא נכנסים לכרטיס.
- ברשימה מופיעים 20 הכרטיסים האחרונים שעודכנו. כרטיס ישן יותר מוצאים בחיפוש.
- "PREVIEW" מציג את כל הפרטים ומעתיק אותם בלחיצה — נוח לשליחה בהודעה.
שאלות נפוצות על ניהול ספקים ולקוחות
איך מוסיפים ספק חדש?
לוחצים "NEW RECORD", בוחרים סוג "supplier", ממלאים שם חברה ולפחות אחד מ-WeChat, מייל או טלפון, ולוחצים "SAVE RECORD".
למה הכרטיס לא נשמר?
שני שדות חובה: שם החברה, ולפחות אחד מ-WeChat, מייל או טלפון.
איך הספק ממלא את הפרטים בעצמו?
ממלאים WeChat, מייל או טלפון שלו, לוחצים "CREATE LINK" ושולחים לו את הקישור. הוא ממלא טופס ושולח.
איך מכניסים לכרטיס את מה שהספק מילא?
פותחים את הכרטיס, לוחצים "IMPORT" ואז "PULL". הפרטים נכנסים לשדות, ולוחצים "SAVE RECORD".
מה ההבדל בין CREATE LINK ל-CREATE FORM?
CREATE LINK שולח לספק קישור לטופס באתר, והפרטים חוזרים לכאן אוטומטית. CREATE FORM יוצר קובץ שהספק ממלא ומחזיר, ואז מייבאים אותו ידנית — זו הדרך הישנה.
איך מוצאים כרטיס?
מקלידים בשורת החיפוש שם חברה, שם איש קשר, עיר או טלפון. הרשימה מתעדכנת תוך כדי הקלדה.
איך מוחקים כרטיס?
ברשימה לוחצים "DEL" בשורה של הכרטיס ומאשרים.